DE
EN
DE
EN
Unsere smarte, hybride Multiprojektmanagement-Software unterstützt Ihr Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement als All-in-one-Lösung, basierend auf international anerkannten Standards (IPMA/ICB bzw. PMI). pm-smart ist optimiert für Ihre Rolle im Projektmanagement und bietet als praxisorientiertes Tool einen hohen Benutzerkomfort.
Die Gesamtlösung pm-smart ist in die Module Multiprojektmangement, Einzelprojektmangament und Projekte-Portal gegliedert und kann um die beiden Zusatzmodule strategische Kapazitätsplanung und Programm-Management erweitert werden.
pm-smart kann nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Vervollständigen Sie Ihr Projektmanagement durch die Anbindung an agile Tools (z.B. Jira) sowie Interfaces zu Ihrem ERP-System (z.B. SAP) oder DMS-System (z.B. MS SharePoint) und weiteren gängigen Unternehmenssoftwares.
In der pm-smart MPM-App steuern Projekt Management Office (PMO), Projekt-, Ressourcenverantwortliche und Portfoliomanager das Projektportfoliomanagement und Multiprojektmanagement der Organisation.
Kernprozesse sind die Planung von neuen Vorhaben, deren Budgetierung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Priorisierung. Projekte werden für die Feinplanung und Durchführung zentral freigegeben. Alle laufenden Projekte können über das Multiprojekt-Controlling zentral getrackt werden. Mithilfe von individuell für den Kunden anpassbaren Feldern können jegliche im Unternehmen verwendeten Portfolio-Kennzahlen (KPIs) definiert werden. Das Modul ist durch einfache Konfiguration an Ihren unternehmensspezifischen Projektmanagement-Standard anpassbar.
pm-smart kann schnell und einfach an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden und unterstützt Ihr Projektmanagement nach den technischen Kompetenzelementen der IPMA und dem PMI Standard.
Im pm-smart Multiprojektmanagement (MPM) können Portfolioformulare (z.B. Projektideen, -anträge, -aufträge) frei konfiguriert werden. Über diese Formulare können User Projektideen bzw. -anträge erfassen. Projektideen und -anträge können einem oder verschiedenen Portfolios zugeordnet werden.
Für die Bewertung können wiederum beliebige unternehmensspezifische KPIs (z.B. EBITA, CO2-Einsparung, Risiken) erfasst bzw. über Projektbewertungsschemen ermittelt werden. Erstellte Portfolioformulare können wiederum über frei definierbare Unterschriftenworkflows elektronisch von den verantwortlichen Personen unterzeichnet bzw. freigegeben werden.
Über das pm-smart Multiprojektmanagement erfolgt zentral die interne Freigabe der Einzelprojekte (-programme). Nach Freigabe des Projektes im MPM steht im pm-smart Einzelprojektmanagement Modul (EPM) ein elektronisches Handbuch mit allen notwendigen Tools für die Detailplanung und Steuerung des Projektes zur Verfügung.
Über die Template-Verwaltung im pm-smart kann auf standardisierte Projektvorlagen sowie Erfahrungswissen aus vergangenen Projekten zugegriffen werden.
Die verschiedenen Projektanträge können in frei konfigurierbaren Projektportfolioansichten tabellarisch oder grafisch veranschaulicht und durch die User gruppiert und gefiltert werden. Über die erfassten Jahresbudgets der geplanten Vorhaben können auch Budgetübersichten für die Budgetplanung der Organisation abgebildet werden. Jegliche Portfolioauswertungen können für das Management als Bericht gedruckt oder in Excel exportiert werden.
In pm-smart kann ein kundenspezifischer Projektlebenszyklus definiert werden. Durch die Freigabe der Portfolioformulare kann der Status des Projektlebenszyklus automatisch gesetzt werden.
Über das pm-smart Chart-Modul können wiederum beliebige grafische Darstellungen von Projektportfolien erstellt werden. Die einzelnen Auswertungen sind dabei frei konfigurierbar.
Über die Projektportfoliodarstellung können Portfoliomanager ihre Projektportfolien nach den gewünschten Kriterien optimieren und priorisieren.
Mit dem pm-smart KAPA-Modul besteht zusätzlich die Möglichkeit, Portfolien aufgrund der freien Kapazitäten, unter Berücksichtigung der aktuellen Ressourcensituation der Organisation (Unternehmen, Bereiche, Abteilungen, Gruppen, Schlüsselpersonal, etc.) zu optimieren.
Über die zeitliche Projekteübersicht kann die geplante Dauer der einzelnen Vorhaben dargestellt werden. Zusätzlich können wesentliche Meilensteine in dieser Darstellung angezeigt werden. Die Projektmeilensteine können innerhalb eines Programmes einfach verknüpft werden.
Für Produktentwicklungsprojekte besteht in pm-smart die Möglichkeit, einen Produktentwicklungsprozess zu hinterlegen. Mit pm-smart kann auch eine Quality-Gate-Steuerung für Produktentwicklungsprojekte verwaltet werden. Die Freigabe der Quality-Gates kann in pm-smart wiederum über Checklistenfreigaben dokumentiert werden.
pm-smart zeichnet sich durch ein umfassendes Multiprojektcontrolling-Berichtssystem aus. In der zentralen Projekteübersicht lassen sich Tabellen mit den gewünschten Projektdaten der laufenden Projekte und persönlichen Profilen individuell einrichten. Es existieren eine Vielzahl an Reports mit Übersichten zu Leistungsfortschritt, Zielerreichung, Terminen, Ressourcen, Kosten, Risiken, Änderungen, etc. der jeweiligen Projekte. Die automatische Aktualisierung der Daten erfolgt durch die durchgeführten Projektcontrollings der Projektmanager im EPM.
Mithilfe des Confidential-Modus kann auch sichergestellt werden, dass vertrauliche Projekte nur von bestimmten Personen bzw. Organisationen eingesehen werden können.
Für internationale Konzerne können mit dem Währungs-Modul einzelne Projekte in Länderwährungen geführt werden. Für zentrale Portfolio-Übersichten werden die geplanten Kosten in einer definierten Reporting-Währung dargestellt.
Selbstverständlich kann über das Multiprojektcontrolling in jegliche Projektaufträge, -fortschrittsberichte, -abschlussberichte eingesehen bzw. diese bei Bedarf aktualisiert werden.
Weitere hilfreiche Features, wie z.B. Open Issues, Lessons Learned, Übersichten über alle Projekt-To-dos, Besprechungsprotokolle, Arbeitspakete und Meilensteine, Projektkosten pro Budgetperioden, Personaleinsatzpläne, Personalauslastung, Risiken und Änderungen unterstützen das PMO in seiner täglichen Arbeit.
Schaffen Sie einen Überblick über die Auslastung Ihrer Abteilungen/Personen (Ressourcen). Aufbauend auf die Projektressourcenplanungen im EPM erhalten Sie Personaleinsatzpläne über alle Projekte im MPM. Nach Hinterlegung der Kapazitäten im Personenstamm kann auch die Auslastung (zB. Normal, Hoch, Überlastung) der einzelnen Ressourcen dargestellt werden.
Verwenden Sie die intuitive Projektzeiterfassung im pm-smart Projekte-Portal für die Rückmeldung der tatsächlich geleisteten Projektstunden für die Sammlung von Erfahrungsdaten für die Ressourcenplanungen der Zukunft.
Erstellen Sie mit pm-smart Ihre individuellen Dashboards.
Sowohl für das Multiprojektmanagement als auch das Einzelprojektmanagement können in pm-smart Dashboards mit Ihren gewünschten Kennzahlen / KPIs konfiguriert werden.
Weiters können Sie über APIs Ihr BI System (z.B. Power BI) mit Kennzahlen der pm-smart Projektedatenbank befüllen.
Mit der pm-smart EPM-App erhält Ihr Projektteam ein leistungsstarkes Tool für die Planung und Steuerung Ihrer Projekte. Der Einsatz der PM-Methoden im Einzelprojektmanagement kann nach Projektart und Komplexität vom Projekt Management Office vorgegeben werden. Durch die Verwaltung von Templates wird es möglich, Projekterfahrungen zu sichern und hohe Effizenz in der Projektplanung zu erreichen. Im Zuge des Einzelprojektcontrollings wird sichergestellt, dass Sie über den aktuellen Status Ihrer einzelnen Projekte informiert sind und so eine hohe Datenqualität im Portfoliomanagement geschaffen wird.
Das pm-smart EPM mit den unterschiedlichen Methoden und Funktionen passt sich Ihrem PM Standard je nach Projekttyp und -komplexität an. Die einzelnen Features können nach Gruppen, wie z.B. Projektplanung, Projektcontrolling, Risikomanagement u.Ä. zusammengefasst werden. Ein Rechtesystem regelt einen geordneten Zugriff auf die Projektdaten. Viele Hilfsfunktionen unterstützen die Projektarbeit im Sinne der Kommunikation, Koordination und des Berichtswesen. Schnittstellen zum ERP-System (z.B. SAP) oder zu agilen PM-Tools wie Jira und den MS Office Produkten vermeiden Doppelarbeiten.
Die Steuerung über sogenannte Ampelfunktionen und Kennzahlen erleichtert den Überblick. Die Verwendung von Projektvorlagen mindert das Risiko und steigert die Effizienz in der Projektabwicklung. Unsere Projektmanagement-Software bietet Ihnen in Form eines Projekthandbuches bereits im Standard fertige Reports für alle Projektmanagement-Dokumente.
Die Darstellung der Projektorganisation erfolgt mit Drag & Drop. In der Auswahlliste stehen Linienrollen, Projektrollen und Personen zur Verfügung. Im Rahmen der Erstellung wird mittels Häkchensetzen definiert, wer von den Personen Zugriff auf das Projekt hat. Grundsätzlich werden die Berechtigungen aber zentral pro Rolle vordefiniert und für das jeweilige Projekt automatisch übernommen.
Zusätzlich kann die Projektkommunikation geplant und vereinbarte Projektspielregeln definiert werden. Über das Besprechungsmanagement-Tool können strukturierte Projektbesprechungs-Einladungen und Protokolle mit einer offenen Punkteliste verwaltet werden.
Die Projektumfeldanalyse stellt als grafischer Modeller Beziehungen zu Stakeholdern bzw. das Projektumfeld dar. Pro Projekt sind mehrere getrennte Umfeldanalysen möglich (z.B. soziales Umfeld und sachliches Umfeld). Die einzelnen Umfeldpositionen können detailliert beschrieben, bewertet und mit vorbeugenden Maßnahmen versehen werden.
Die definierten Maßnahmen sind dann in der zentralen Projekt To-do-Liste ersichtlich. Kritische Umfeldpositionen können in das Risikomanagement überführt werden. Zur Analyse des Umfelds können auch Synergien bzw. Konflikte zwischen Projekten angezeigt werden.
Der grafische Projektstrukturplan (PSP) ist neben dem Terminplan (Gantt-Chart) mit vielen Eingabe- und Auswertefunktionen der zentrale Planungs- und Steuerungsbereich der Projektleitung.
Zur Projektleistungs- und Projektergebnisplanung stehen Strukturen, Phasen und Arbeitspakete zur Verfügung. Die Planungstiefe von Kosten/Terminen/Inhalten pro Phase und Arbeitspaket ist frei wählbar. Pro Arbeitspaket können weitere Details, wie Inhalts- und Ergebnisbeschreibung, To-dos, Checklisten, Dokumente, Risiken und Erlöse verwaltet werden. Die Darstellung von Meilensteinen und Vorgängen hat dieselbe Datenbasis wie das Gantt Chart inkl. Ampelsystem für Abweichungen.
Eingefügte Vorlagen können durch einfache Kopierfunktion von Phasen und Arbeitspaketen erweitert werden.
Die Projektstruktur im Gantt-Chart wird aus dem PSP übernommen und kann im Gantt-Chart beliebig geändert und erweitert werden. Die Darstellung erfolgt ebenso durch Phasen, Arbeitspakete, Vorgänge und Meilensteine. Der Terminplan bietet zahlreiche Darstellungsfeatures: Abhängigkeiten (EA, AA, EE, AE), kritischer Pfad, Aus- und Einblend- sowie Aus- und Einklappfunktion, verschiedene Ansichtsprofile, Ampelfunktion zur Visualisierung von Abweichungen, uvm.
Weiters ist es möglich, unterschiedliche Planversionen zu erstellen sowie den Terminplan mit beliebig vielen gespeicherten Controllingdaten zu vergleichen. Für ausgewählte Arbeitspakete können detaillierte Sub-Terminpläne erstellt werden. Im Zuge der Meilensteinplanung können Meilensteine mit Checklisten zur Quality-Gate-Steuerung verknüpft werden. Als „berichtspflichtig“ markierte Meilensteine werden im Fortschrittsbericht herausgehoben. Zudem kann der Terminplan in MS-Project oder Excel exportiert bzw. reimportiert werden.
Verwalten Sie in pm-smart Checklisten für die effiziente Abwicklung Ihrer Projekte.
Verknüpfen Sie Checklisten aus der Vorlage-Bibliothek in pm-smart zu Arbeitspaketen oder Meilensteinen in Ihrer Projektplanung. Checklisten unterstützen in Analyse-, Übergabe- und Qualitätssicherungsprozessen – speziell im Innovationsprozess.
Checklisten-Positionen können ebenso im Projekte-Portal für Projektmitglieder bearbeitet werden. Die ordnungsgemäße Erledigung von Checklisten kann auch über den digitalen Freigabeprozess dokumentiert werden (Quality-Gate Steuerung in Innovationsprojekten).
Die in Ihren Projektmanagement-Standards definierten Projektmanagement-Dokumente wie Antrag / Auftrag / Fortschrittsbericht / Change Request / Abschlussbericht werden direkt in pm-smart erstellt.
Jedes Dokument ist nach Projekttyp und – komplexität bzgl. Inhalte und Form konfigurierbar. Neben den typischen Projektmerkmalen lassen sich beliebig viele unternehmensspezifische Kennzahlen inkludieren. Die Formularfreigabe kann über Unterschriften-Workflows stufenweise digital erfolgen.
Die Projektdokumente-Verwaltung kann in pm-smart über Dokumentenlinks zu einem definierten Projektordner auf einem File-Share-Server oder direkt in der pm-smart Datenbank erfolgen.
Mit dem pm-smart SharePoint API können Sie das Projektdokumentenmanagement auch über MS SharePoint DMS organisieren. Die Zugriffsberechtigungen auf die Projektdokumentenbibliothek können als Zusatzfeature im Projektorganisations-Modeller gesteuert und verwaltet werden.
Die in pm-smart geführte Projektmanagementdokumentation (Projekthandbuch) kann über Sammeldruckfunktionen (Report-Set-Drucken) als einzelnes pdf oder Online-PHB ausgedruckt bzw. über das pm-smart Projekte-Portal veröffentlicht werden.
Für Projektmitarbeiter, Arbeitspaketverantwortliche, Informationsempfänger im Management und Abteilungsleiter für Qualitätsfreigaben steht das pm-smart Projekte-Portal zur Verfügung. Über dieses induktiv zu bedienende Portal erhalten Projektmitarbeiter einen Überblick über die abzuarbeitenden Arbeitspakete, Aufgaben, etc. Weiters können diese den Fortschritt ihrer Arbeit sowie etwaige drohende Abweichungen zurückmelden. Über die pm-smart Web-Zeiterfassung können die geleisteten Stunden direkt auf der vom Projektleiter geplanten Projektstruktur zurückgemeldet werden.
Das Checklistenmodul im Projekte-Portal unterstützt Ihr Unternehmen auch im Qualitätsmanagement. Durch die elektronischen Checklistenfreigaben können beispielsweise Fachabteilungen Abnahmen über Checklisten für Quality-Gate Freigaben dokumentieren. Die Top-Projekteliste liefert dem Management einen schnellen Überblick über laufende Projekte.
Über das Modul „Meine Arbeit“ erhalten Projektmitarbeiter eine Übersicht über die für sie verplanten Arbeiten innerhalb der Projektorganisation und können Detailplanungen durchführen sowie Fortschritte der geplanten Arbeit rückmelden:
Als Output des Ressourcenmanagements in pm-smart sehen Projektteammitglieder ihre persönliche Auslastung (geplante und laufende Projekte, Arbeitspakete, Linientätigkeiten, geplante Abwesenheiten). Die Visualisierung von Überlasten erfolgt durch ein Ampelsystem.
Mit der pm-smart Zeiterfassung können Unternehmen ein vollständiges Arbeitszeitrückmeldesystem abbilden. Dabei sind nicht nur Buchungen auf Projekt-Arbeitspakete, sondern auch auf allgemeine Linientätigkeiten und Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand, Dienstverhinderung, etc.) möglich.
Über das Modul Projektübersichten ist es auch möglich, die im Projektportfoliomanagement definierten Projektübersichten über das Projekte-Portal zu veröffentlichen.
Über die Top-Projekteliste können Projektübersichten über mehrere Mandanten (Projektdatenbanken) in einer kompakten Management-Übersicht veröffentlicht werden.
Über das Web-Modul Checklisten ist es möglich, Checklisten, welche im Zuge des Projektes zur Bearbeitung freigegeben wurden, von den zuständigen Mitarbeitern bzw. Usern abarbeiten zu lassen.
Für Qualitätskontrollen besteht in diesem Modul auch die Möglichkeit, sogenannte Checklisten-Freigaben pro Abteilung, etc. für Qualitätskontrollen bzw. -freigaben zu organisieren.
Zusatzmodul
Die im pm-smart Standard enthaltenen Ressourcenplanungs-Features können mit dem Zusatzmodul „Kapazitäts-Planung“ auf ein umfassendes Kapazitäts- und Ressourcenmanagement erweitert werden.
Mit dem Zusatzmodul „KAPA-Planung“ erhalten Sie eine Komplettübersicht über die Auslastung Ihrer Organisationen, vom zukünftig geplanten Vorhaben im Projektportfoliomanagement in unterschiedlichen Planungsstufen, bis hin zur Ressourcenplanung und Steuerung Ihrer laufenden Projekte und Linientätigkeiten.
Zusatzmodul
Das Zusatzmodul Programm-Management in pm-smart unterstützt bei Planung, Steuerung und Controlling von inhaltlich zusammengehörenden Projekten.
Programme beinhalten mehrere Projekte, die über gemeinsame Programmziele gekoppelt sind. Die geplanten Arbeiten im Programm werden mit den Daten der Teilprojekte in einem Programmstrukturplan übersichtlich zusammengefasst.
Mit dem Modul steht dem Programm-Manager ein Programmhandbuch mit sämtlichen Planungs-, Controlling- und Koordinations-Tools (wie im Projektmanagement) zur Verfügung.
Zusätzliche Features, wie Terminabhängigkeiten zwischen Teilprojekten und Programm, Beauftragung von Teilprojekten aus dem Programm, Übersicht über alle Aufgaben inkl. Teilprojekte, Übersicht der Risiken und Änderungen aus Teilprojekten, helfen den Programm-Managern bei der Planung und Steuerung der hoch komplexen Unternehmensvorhaben.
Die Daten der Projekte werden in einem Programmstrukturplan übersichtlich zusammengefasst. Neben Projekten können in einem Programmstrukturplan auch Strukturelemente, Arbeitspakete und Meilensteine verwaltet werden, die zu dem Programm selbst gehören. Beispielsweise können hier Meilensteine für Programmstart und -ende oder Arbeitspakete samt Programm-Management-Aufwänden angelegt werden.
Strukturelemente eines Programms aggregieren Werte aus untergeordneten Programm-Arbeitspaketen und Projekten.
Neben der Projekteübersicht kann im PGM-Modul eine Programm-Übersicht mit den Gesamtdaten des Programmes sowie den Daten der jeweiligen Unterprojekte dargestellt werden.
Die einzelnen Programme mit den dazugehörigen Projekten werden hier in einer Hierarchiedarstellung visualisiert.
Meilensteine im Programmstrukturplan können mit Meilensteinen aus Projekten verlinkt werden.
Neben den zu verknüpfenden Meilensteinen wird hier auch die Synchronisierungsrichtung festgelegt. Ein Ampelsystem weist auf Terminabweichungen zwischen Meilensteinen hin.
Um Medienbrüche zu vermeiden, bietet pm-smart Schnittstellen zu den gängigsten Unternehmenssoftware-Produkten. Alle kundenspezifischen Anforderungen an die Schnittstellen werden von unseren Experten in Graz umgesetzt. Wir beraten Sie gerne und erarbeiten – ausgehend von kundenspezifischen Anforderungen – die Detail-Spezifikationen.
Die Anbindung an MS Office inkl. Outlook und MS Teams sowie MS SharePoint Online ist im Standard verfügbar.
pm-smart ist sowohl als On-Premise als auch als Cloud-Lösung verfügbar.
Dabei steht Ihnen frei, ob Sie pm-smart in Ihrer eigenen Cloud oder über uns betreiben möchten. Unser Hosting-Partner ist Microsoft Azure. Durch die Serverstandorte in der EU kann die Einhaltung der DSGVO und ein hoher Sicherheitsstandard garantiert werden.
Egal ob Sie sich für die On-Premise oder Cloud-Variante entscheiden: Sie können zwischen den Optionen Lizenzkauf und Lizenzmiete wählen.
Nutzen Sie eine unverbindliche Web-Demo oder Präsentation vor Ort, um zu entdecken, wie pm-smart Ihre Projektabwicklung optimieren kann.
