Projektportfoliomanagement zwischen Komplexität und globaler Steuerung
Mehr als 20.000 Mitarbeitende, über 200 Produktionsstandorte in 28 Ländern – das Projektportfoliomanagement im Wienerberger Konzern ist entsprechend vielfältig und anspruchsvoll. Das Unternehmen ist weltweit führend in der Ziegelherstellung und bei Tondachziegeln in Europa. Zudem ist es auch einer der führenden Anbieter von Rohrsystemen und Flächenbefestigungen in Europa.
Gerade in solchen Strukturen wird Projektmanagement schnell zur strategischen Schlüsselkompetenz. Unterschiedliche Projektmethoden, internationale Teams und parallele Projekte müssen gleichzeitig gesteuert werden – oft unter hohem Zeit- und Kostendruck.
Wie ein international agierender Industriekonzern diese Herausforderung mit pm-smart gelöst hat, zeigt das folgende Praxisbeispiel.
Ausgangssituation bei Wienerberger: Viele Projekte – wenig Transparenz
In den unterschiedlichen Unternehmensbereichen läuft eine Vielzahl an Projekten parallel – allein im IT-Applikationsumfeld des Wienerberger Headquarters rund 100 gleichzeitig. Für die Steuerung der Projekte wurden davor verschiedene Werkzeuge und Tools genutzt, darunter MS-Project, Excel und eine reine Dokumentationsmanagementlösung. Die Zusammenführung relevanter Informationen war zeitintensiv und fehleranfällig.
Die Folge: Projektinformationen waren verteilt, Auswertungen aufwendig und ein konsistenter Gesamtüberblick schwer zu erreichen.
Zielsetzung: Einführung einer zentralen, integrierten Projektmanagement-Lösung
Die Suche nach einer neuen Lösung wurde zunächst in der Engineering-Abteilung angestoßen. Das Ziel war eine integrierte Projektmanagementsoftware, die:
- Einzelprojekt-, Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement umfasst
- in die bestehende Systemlandschaft integriert werden kann (Schnittstelle zu SAP)
- flexibel genug (=konfigurierbar) ist, um die unterschiedlichen Projektanforderungen der einzelnen Abteilungen zu unterstützen
- einen Überblick und somit Transparenz und Vergleichbarkeit schafft
Besonders wichtig war dabei die Möglichkeit, sowohl breit gestreute Projektlandschaften als auch komplexe Investitionsprojekte innerhalb eines Systems abbilden zu können.
Die Einführung von pm-smart bei Wienerberger
Mit der Implementierung von pm-smart wurde ein zentrales Projektmanagementsystem etabliert, das heute in den zwei zentralen Bereichen der Wienerberger eingesetzt wird:
- Strategische Investitions- und Innovationsprojekte der zentralen Engineering-Abteilung
- IT-Applikationsprojekte des Wienerberger Headquarters
Die Einführung verlief strukturiert, brachte jedoch – wie in vielen Organisationsentwicklungsprojekten – organisatorische Lernprozesse mit sich. Besonders die klare Trennung zwischen Einzel- und Multiprojektmanagement erforderte neue Denkweisen und Prozessdefinitionen.
Der größte Mehrwert: Transparenz und Entscheidungsfähigkeit
Heute dient pm-smart als zentrales System für Einzelprojekt- und Multiprojekt- bzw. Projektportfoliomanagement. Projektinformationen sind unternehmensweit zugänglich und schaffen eine einheitliche Entscheidungsgrundlage.
Alle gewünschten Ziele oder Schwachpunkte, die wir bezüglich Transparenz, Übersicht und globale Sichtbarkeit ausmerzen wollten, haben wir mit pm-smart als Single Source of Truth erreicht.
Anton Julius Moser
Head of Demand Management & PMO
pm-smart Ansprechpartner – Bereich IT
Zu den wichtigsten Effekten zählen:
1. Überblick über gesamte Projektlandschaft
Alle laufenden Projekte können zentral eingesehen werden. Das reduziert Abstimmungsaufwand und verhindert parallele Datensilos.
2. Optimierte Projektsteuerung & konsistentes Reporting
Projektcontrolling-Daten und Projektberichte stehen konsistent und per Click zur Verfügung, ohne manuelle und aufwendige Zusammenführung der Daten aus verschiedenen Quellen. Somit sehen alle Beteiligten konzernweit zu jeder Zeit aktuelle Statusinformationen zu Leistungsfortschritt, Kosten, Ressourcenauslastung und Terminsituation.
3. Höhere Prozessqualität
Standardisierte Abläufe sorgen dafür, dass Projekte strukturierter und in definierten Phasen abgewickelt werden.
4. Mehr Sichtbarkeit und Sensibilität im Projektmanagement
Neben messbaren Effekten hat sich auch die Wahrnehmung von Projektmanagement innerhalb des Unternehmens verändert. Durch die geschaffene Transparenz im Projektmanagement konnte auch die Sichtbarkeit beim Top-Management erhöht werden. Zudem steigerten die standardisierten Projektmanagement-Prozesse automatisch auch die Sensibilität und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Integration in strategische Unternehmensprozesse
Ein weiterer Entwicklungsschritt in der Zusammenarbeit war die Verknüpfung von Projektmanagement mit Budgetierungsprozessen. Gemeinsam mit Wienerberger wurde von EVOLOSO das CAPEX-Management-Tool (CMT) entwickelt, ein integriertes Budgetierungssystem für den gesamten Konzern. In CMT werden Investitionsbudgets und Betriebsausgaben freigegeben und bei Bedarf direkt in konkrete Projekte in pm-smart überführt. Forecast-Daten aus den Projekten in pm-smart fließen anschließend automatisiert in das Budgetierungscontrolling in CMT zurück.
Blick in die Zukunft: Ressourcenmanagement und internationale Skalierung
Die nächsten Schritte zur weiteren Optimierung des Projektmanagements liegen insbesondere in zwei Bereichen:
- Früherkennung von Ressourcenengpässen
- Weitere Verbreitung von pm-smart in den internationalen Organisationseinheiten
Gerade bei global agierenden Unternehmen ist die ganzheitliche Sicht auf Projektportfolios von strategischer Bedeutung.
Fazit: Projekttransparenz als Erfolgsfaktor im unternehmensweiten Projektportfoliomanagement
Die Erfahrungen der Wienerberger AG zeigen, wie entscheidend zentrale Steuerungsinstrumente für komplexe Projektlandschaften sind. Durch eine konsolidierte Informationsbasis lassen sich Risiken reduzieren, Entscheidungsprozesse beschleunigen und strategische Initiativen effizienter umsetzen.
Vollständiges Kundeninterview lesen:
Im ausführlichen Interview berichtet Anton Julius Moser, Head of Demand Management & PMO, detailliert über Herausforderungen, Entscheidungsprozesse und Erfahrungen mit dem Einsatz von pm-smart in der Praxis.
