pm-smart - die IPMA / PMI konforme, skalierbare Multi Projektmanagement Software!

mit pm-smart erfolgreich steuern - von der Idee über die Projektabwicklung mit Projekthandbuch bis zum Abschluss!

Projekt Portfolio
Einzelprojekt- management
Multiprojekt- management
Projektmitarbeiter Collaboration
Ressourcen- management
Dokumente
IT Schnittstellen

pm-smart - die Lösung für Ihr Projektmanagement

basiert auf international anerkannten Projektmanagement-Richtlinien der IPMA / DIN69901 und PMI
unterstützt mit einem digitalen Projekthandbuch effektiv und effizient die gesamte Projektorganisation
schafft bei konsequenter Anwendung hohe Qualität, Sicherheit und Standardisierung
wird für alle Projektarten unabhängig von Projektgröße und Komplexität in diversen Branchen eingesetzt
ist mehrsprachfähig und kann einfach in Ihre IT Landschaft integriert werden.

pm-smart ist optimiert für Ihre Rolle im Projektmanagement

eine gezielte Anpassung an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen erfolgt durch Konfiguration

pm-smart für Führungskräfte / PMO

Im pm-smart Multi-Projektmanagement wird das Portfolio- / Multiprojektmanagement eines Unternehmens / einer Organisation für Planung, Budgetierung und Projekt(e) -Controlling abgebildet. Der Prozess von der Idee / Anfrage, die individuelle Bewertung dieser Ideen, die Portfolioszenariobildung und Freigabe von Portfolios wird hier mit Tabellen und Grafiken abgebildet.

Selbstverständlich sind diese Tabellen und Grafiken durch den User anpassbar und Benutzerprofile und Filtereinstellungen speicherbar. Auch die freie Definition von unternehmensspezifischen Kennzahlen und Projektattributen erfolgt hier.

Ebenso wird hier der im Unternehmen bzw. in der Organisation angewendete Projektmanagement Standard in Form von Einstellungen und Konfigurationen vieler Parameter hinterlegt. Durch die umfassenden Möglichkeiten von pm-smart in der Parametrierung passt sich die Software effizient Ihren individuellen Erfordernissen an. Für das PMO Team bieten wir weitere Features zur Arbeitsunterstützung wie z.B. ToDo Funktionen und Besprechungsmanagement an.

  • Portfolio- / Multiprojektmanagement
  • für Planung, Budgetierung und Projektecontrolling
  • Freigabe von Portfolios
  • Kennzahlen Management
  • smart an Ihren Projektmanagement-Prozess anpassbar

Ideen / Anfragen bearbeiten

Startpunkt in pm-smart ist der Projektantrag- (Ideen)erfassungsdialog. Ideen, Anträge, Anfragen werden mit frei konfigurierbaren Datenfeldern inkl. Mußfelder eingepflegt. Im weiteren Workflow besteht nun die Möglichkeit diese Anträge nach verschiedenen, frei definierbaren Kriterien z.B. Beitrag zum Unternehmenserfolg, monetärer Nutzen bzw. Risiken zu bewerten.
Die verschiedenen, bewerteten Anträge werden mit ihren Daten in selektierbaren Portfoliotabellen dargestellt und durch die User gruppiert. Grafische Darstellungen unterstützen das Management dabei den Überblick zu bewahren.
pm-smart bietet einen kundenspezifisch definierbaren Projekt-Lebenszyklus mit grafischen Darstellungen (Projektpipelines) von vordefinierten Portfolios an.

Portfoliobildung / Budgetplanung Folgeperioden / Projektfreigaben

Generell können Sie x-beliebig viele Portfolios definieren und durch einen einfachen Zuordnungsdialog Ideen / Anträge diesen Portfolios auch mehrfach zuordnen. Über den zentralen Filter erstellen Sie dazu die verschiedensten Portfolioauswertungen für das Management, die auch im sogenannten Führungskräfte-Webportal lesend zur Verfügung gestellt werden können.
Man erhält Auswertungen entweder als Liste mit frei definierbaren Tabellen, Datenfeldern und EXCEL Upload-Möglichkeit oder als grafische Darstellungen der verschiedenen Portfolios an.
Als weitere Übersicht ist speziell für interne Projekte eine "Produkt Roadmap" als Balkenplandarstellung mit Einblendung der wesentlichen Meilensteine verfügbar. Hier können sie Meilensteine von Projekten eines Programmes einfach verknüpfen.
Nach Freigabe der Portfolios im Rahmen der Budgetierung erfolgt die Freigabe der Projekte bei Bedarf auch stufenweise über digitale Workflows im Führungskräfte-Webportal.
Die SW pm-smart unterstützt bei der Projektanlage die Übernahme von Vorlagen und Templates wie z.B. PSP, Terminplan, Risikokataloge und Checklisten.
Durch die Übernahme ins neue Projekt stehen dem Projektleiter erarbeitetes Wissen und Standards der Organisation aus den bisherigen Erfahrungen optimal zur Verfügung.

Projekt(e) Controlling

pm-smart zeichnet sich durch ein umfassendes Multiprojektcontrolling-Berichtssystem aus.

  • In der zentralen Projekteübersicht lassen sich Tabellen mit den gewünschten Projektdaten und persönlichen Profilen individuell einrichten. Es existieren eine Fülle von Reports mit Übersichten zu Leistungsfortschritt, Zielerreichung, Terminen und natürlich Kosten / Deckungsbeiträgen der jeweiligen Projekte.
  • Besonders beliebt ist die Gantt-Terminübersicht für ausgewählte Projekt-Portfolios. Hier hat der User immer einen Vergleich zwischen den im Projektauftrag definierten Termindaten und den aktuellen Daten sowie eine Darstellung der Abweichungen.
  • Ebenso gibt es Projektabschlussberichte, die Übersicht der Open Issues und Informationen zu den Lessons Learned.

Projekt(e)kennzahlen

Als weiteres Highlight stellen wir konfigurierbare Dashboard Darstellungen und Earned-Value-Analysen zu definierten Projektportfolios in Form von Diagrammen zur Verfügung. In diesen Analysen wird gezeigt, wie sich in den ausgewählten Portfolios die Qualität der Ziel-, Budget- und Termineinhaltung entwickelt.

Für die Analyse der Terminabweichungen definierter Projekte steht ein Auswertedialog zur Verfügung. Hier kann u.a. nach Terminabweichungen bei einzelnen Prozessschritten wie z.B alle Arbeitspakete mit Bezeichnung "Design", über alle Projekte hinweg, gesucht werden. So kann gezielt nach Schwachpunkten in den Prozessen gesucht werden.

pm-smart bildet Ihren spezifischen Unternehmens Projektmanagement-Standard ab

Die sich aus den unternehmensspezifischen Projektmanagement Richtlinien ergebende Projektmethodensteuerung wird in Administrator Dialogen gewartet. Es ist ausgesprochen einfach pm-smart auf die unterschiedlichsten, unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen. Das spiegeln auch die verschiedensten Anwendungsbereiche - vom Klinikum über Bankinstitute bis zur Stahlindustrie wieder. Auch die leicht pflegbaren unternehmensspezifischen Datenfelder - custom fields - wo qualitative und quantitative Merkmale bzw. Kennzahlen hinterlegt werden, tragen zu einer hohen Akzeptanz bei.
Einen wesentlichen Mehrwert bietet auch die Projektvorlagen bzw. Templateverwaltung. Durch die Übernahme ins neue Projekt stehen dem Team erarbeitetes Wissen und Standards der Organisation aus den bisherigen Erfahrungen optimal zur Verfügung.

pm-smart für Projektleiter

pm-smart Einzelprojektmanagement (EPM) ist prozessorientiert aufgebaut. In jedem Teilprozess bietet dieses Modul eine Vielzahl von Funktionen = Projektmanagement Methoden an.

Die Methodeneinsatztiefe kann für unterschiedliche Projekttypen und -komplexitäten frei konfiguriert werden. Die einzelnen Funktionen können für eine bessere Übersicht zu Gruppen wie z.B. Projektplanung, Projektcontrolling, Risikomanagement u.ä. zusammengefasst werden. Ein Rechtesystem regelt einen geordneten Zugriff auf die Projektdaten. Viele Hilfsfunktionen unterstützen die Projektarbeit im Sinne der Kommunikation, Koordination und des Berichtswesen. Schnittstellen zum ERP System (SAP...) zu Jira und den MS Office Produkten vermeiden Doppelarbeiten.

Die Steuerung über sogenannte Ampelfunktionen, das Arbeiten mit dem "Stage Gate Ansatz" und Kennzahlen erleichtert den Überblick. Die Verwendung von Projektvorlagen mindert das Risiko und steigert die Effizienz in der Projektabwicklung. Unsere Projektmanagement-Software bietet Ihnen in Form eines Projekthandbuches bereits im Standard fertige Reports für alle Projektmanagement Dokumente.

  • grafischer Projekt-Strukturplan
  • Gantt Chart
  • Projektmanagement Dokumente / Formulare
  • prozessorientiert aufgebaut
  • Risikomanagement
  • Stakeholder / Umfeld Analyse
  • mitgeführtes Projekthandbuch

Projektmanagement Dokumente / Formulare

Die in Ihren Projektmanagement-Standards definierten Projektmanagement Dokumente wie Antrag / Auftrag / Steckbrief / Fortschrittsbericht / Änderungsantrag u.ä. werden direkt in pm-smart erstellt.

  • jedes Dokument ist in Abhängigkeit der Projekttype und - komplexität bzgl. Inhalte und Form konfigurierbar
  • neben den typischen Projektmerkmalen lassen sich beliebig viele unternehmensspezifische Kennzahlen inkludieren
  • die Dokumentenfreigabe kann über Workflows stufenweise digital erfolgen
  • die Dokumente sind bei Bedarf Teil des Projekthandbuches das „by one click“ – empfängerorientiert generierbar ist
  • diese Dokumente können individuell mit einem Reportdesigner gestaltet werden

Projekt Organisation und Kommunikation

Die Darstellung der Projektorganisation erfolgt mit Drag & Drop Bedienung. Es stehen Linienrollen (Skills) / Projektrollen und Personen in der Auswahlliste zur Verfügung. Im Rahmen der Erstellung wird mittels Häkchen setzen definiert, wer von den Personen Zugriff auf das Projekt hat. Natürlich werden die Berechtigungen normalerweise zentral pro Rolle vordefiniert und für das jeweilige Projekt automatisch übernommen. Weitere Funktionen sind eine Kommunikationsplanung die speziell die Standardkommunikation z.B. Meetings regelt. Auch ein Funktionen Diagramm ist Teil der Lösung. Dieses kann entweder zentral oder im Dialog Projektstrukturplan pro Arbeitspaket bearbeitet werden. Die Punkte Besprechungsmanagement und zentrale ToDo-Listen werden unten dargestellt.

Grafischer Projekt Strukturplan

Der grafische Projektstrukturplan (PSP) ist neben dem Terminablaufplan (Gantt-Chart) mit vielen Eingabe- und Auswertefunktionen der Hauptarbeitsdialog, der zentrale Steuerungsbereich des Projektleiters.

  • Darstellung von Strukturen, Objekten bzw. Phasen und Arbeitspaketen mit drag & drop Bedienung
  • Erweiterung von hereinkopierten Vorlagen durch einfache Kopierfunktionen von Phasen und Arbeitspaketen
  • für alle Dimensionen wie Kosten, Termine, Inhalte gilt: Planungstiefe pro Phase bzw. Objekt und Arbeitspaket frei wählbar
  • Arbeitspaketdarstellung mit Inhaltsbeschreibung / Ergebnisbeschreibung / Funktionendiagramm
  • Meilenstein- und Vorgangsdarstellung - gleiche Datenbasis wie für Gantt Chart mit Ampelsystem für Abweichungen
  • Checklisten / Dokumente / ToDo's zu allen Elementen verknüpfbar

Kosten- und Cashflow Management

  • frei wählbare Hauptkostenarten / die Eingaben sind auch die Basisdaten für das Ressourcenmanagement
  • pm-smart arbeitet generell mit Plan- / Obligo- / Vorschau- und Istwerten
  • Periodenzuordnung in Jahren / Quartalen und Monaten möglich
  • integriertes Ampelsystem für Kosten im grafischen Projektstrukturplan
  • Istkosten werden meistens über Schnittstellen importiert
  • Kostenverlauf über die Zeit in Tabellen und Grafiken darstellbar
  • Planung von Erlösen mit zugehörigen Zahlunsplänen
  • Darstellung des Vergleiches der Zahlungsströme Einnahmen und Ausgaben des jeweiligen Projektes - Projekt Cashflow Diagramm

Terminplan / Gantt Chart

Die Projektterminplanung erfolgt entweder mit Terminlisten oder mit dem Balkenplan (Gantt Chart) der u.a. folgende Features aufweist:

  • die Projektstruktur wird aus dem Projektstrukturplan übernommen und kann im Gantt Chart beliebig geändert und erweitert werden
  • es sind Phasen / Arbeistpakete / Vorgänge sowie Tätigkeiten darstellbar
  • alle Anordnungsbeziehungen sind direkt im Chart über die Grafik definierbar / alternativ mit Eingabe der Zeilennummer
  • Darstellung kritischer Pfad
  • Vergleichsmöglichkeit zu beliebig vielen gespeicherten Controllingdaten - Visualisierung Abweichung mit Ampelfunktion
  • mit Aus- und Einblendfunktion sowie Aus- und Einklappfunktion sowie der Möglichkeit Ansichstprofile zu speichern
  • Export- / Importschnittstelle ins MS-Project

Istdaten-Management

Die Ist-Kostendaten werden entweder direkt je Kostenart gebucht oder über Importfunktionen via Schnittstelle zu Ihrem Buchungssystem dargestellt. Schnittstellen werden mit Connectoren zu den verschiedenen ERP Systemen wie SAP, MS Dynamics...hergestellt.
Für die Erfassung der verbrauchten Zeiten bieten wir als Zusatzmodul das pm-smart Projektmitarbeiterportal mit Zeiterfassung an.
Die Erfassung des erreichten Leistungsfortschrittes bzw. der noch notwendigen Reststunden und -kosten erfolgt nach definierter Planungstiefe entweder vom Projektleiter oder den Arbeitspaketverantwortlichen. Daten zum Fortschritt für die Eigenleistung werden auch im o.g. Projektmitarbeiterportal erfasst und als Vorschlagsdaten im Controlling Dialog gezeigt.
Termine werden direkt im Balkenplan / im Projektstrukturplan oder in den Terminlisten geändert.

Leistungs-, Kosten- und Termincontrolling

Projekt-Controlling erfolgt nach Auswertung der Istdaten meistens zyklisch als sogenannte rollierenden Planung.

  • in verteilten Organisationen werden Vorschlagswerte wie erreichter Leistungsfortschritt bzw. noch notwendiger Aufwand vom AP-Verantwortlichen im Projektmitarbeiterportal eingegeben und vom Projektleiter vor endgültiger Speicherung "überprüft"
  • das Termincontrolling erfolgt, nach Sichtung der eingebrachten Terminänderungsvorschläge aus dem Portal, direkt im Balkenplan
  • Risiken und Änderungen werden bei Bedarf laufend aktualisiert

Wir bieten ein ausführliches Reporting mit Kostenübersichten, Detailkostenreports, Terminübersichten bzw. Trendanalysen für Kosten / Deckungsbeiträge und Meilensteine an.
Als Report für den Projektauftraggeber wird ein nach Projekttypen konfigurierbarer Projektfortschrittsbericht mit Ampelsystem erstellt und bei Bedarf digital freigegeben.
Die SW unterstützt durch Übersichten und bei Bedarf durch Kommunikationstools - wie Emails - die Daten von Arbeitspaketverantwortlichen einzutreiben.

Change- / Änderungs- und Claim Management

Das Änderungs- und Claim-Management ermöglicht es, Änderungen und Claims zu identifizieren und zu bewerten, den Status der Bearbeitung zu definieren und Maßnahmen zu setzen. Der Freigabeprozess kann hier mit dem Eventmanager - also Freigabe per Emailanforderung und elektronische Freigabe durch den Berechtigten auf einer Webpage - gesteuert werden. Des Weiteren gibt es Änderungs- und Claim Auswertungen und für Claims eine automatische Integration in Erlös- und Zahlungsplanung. Ebenso integrierbar sind Checklisten für die effiziente Claim Abwicklung.

Risikomanagement

Unser smartes Risikomodul beinhaltet eine Übersichtsliste, die auch schon in einem Template vorkonfiguriert sein kann und so die "typischen" Risikofelder für einen Projekttyp beschreibt = Ansatz für Frühwarnsystem zum Thema "Risiken aus Projekten".
Im Risikoerfassungsdialog werden Risiken beschrieben, qualitativ oder quantitativ bewertet und z.B. Arbeitspaketen zugeordnet. Wesentlich ist die Definition von vorbeugenden bzw. risikomindernden Maßnahmen - einfach über die zentrale To-do Verwaltung. Prozesse für die Durchführung einer FMEA werden unterstützt. Über eine Risiko-Übersicht mit gewichteter Summenbewertung und weiteren Auswertungen zu Projektrisiken sowie Risiko-Trendanalysen erfolgt das laufende Risiko Controlling inklusive Reporting. Die Daten werden ebenso zentral für das Management in einer Übersichtsgrafik für eine definierte Anzahl von Projekten verwendet.

Stakeholder / Umfeld Analyse

Die Stakeholder- / Umfeldanalyse verfügt über eine grafische Modellierungs-möglichkeit - Drag & Drop - für die Darstellung der Beziehungen zu Stakeholdern bzw. für die Darstellung des Projektumfeldes. Pro Projekt können mehrere, getrennte Umfeldanalysen erstellt werden - z.B. eine über das soziale Umfeld und eine für das technische Umfeld. Die Umfeldpositionen können bewertet, detailliert beschrieben und mit Maßnahmen versehen werden. Die Maßnahmen werden immer in der zentralen To-do-Liste angezeigt. Auch eine direkte Überführung in die Risikoübersicht ist vorgesehen.
Ebenso möglich ist die Verknüpfung von Projekt zu Projekt im Sinne des Erkennens von Synergien bzw. Konflikten.

pm-smart für Projektmitarbeiter

Die größte Zielgruppe dieser pm-smart Webapplikation sind Projektmitarbeiter wie z.B. Arbeitspaketverantwortliche und deren Mitarbeiter.

Der User sieht auf einen Blick die für ihn relevanten Projekte und Arbeitspakete (AP) mit den Aufgabenbeschreibungen, Termin-, Aufwandsdaten, seine Auslastung und seine ToDo's. Über die aus dem Einzelprojektmanagement Modul ausgelesenen Arbeitspaket-Beschreibungen sieht er die Inhalte und zu erzielenden Ergebnisse und kann dazu Status und notwendige Maßnahmen rückmelden.

Des Weiteren stehen Online Projekthandbücher in PDF Format zur Verfügung. Integraler Bestandteil ist eine Zeiterfassung für Projekt- und Linientätigkeiten. In dieser können die User sehr zeiteffizient, mit Unterstützung durch Einstellung von Favoriten, ihre Zeitaufwände buchen.

  • Übersicht "Meine Arbeit"
  • persönliche Auslastung
  • Zeiterfassung
  • To-Do's

Übersicht - Meine Arbeit

  • Auflistung aller freigegebene Projekte und deren Arbeitspakete, die Zuordnung und Freigabe für den User erfolgt im Projektstrukturplan. Aufgaben können in Phasen / Objekten oder in der Arbeitspaketebene oder auf Tätigkeitsbasis geplant werden
  • Darstellung / Bearbeitung des Inhaltes und der Ergebnisse des jeweiligen Arbeitspaketes
  • Status und Termindaten werden aus dem Projektstrukturplan bzw. Gantt-Chart übernommen / geplanter Aufwand in Std. oder Personentagen aus der Kostenplanung
  • der Status - in Arbeit / oder erledigt - eines oder mehrerer im Gantt-Chart verknüpfter Vorgänger "meines" Arbeitspaketes wird als Symbol angezeigt
  • Terminabweichungen werden hier eingepflegt und als "Vorschlag" im Gantt-Chart visualisiert. Ebenso besteht die Möglichkeit einen Fortschrittsgrad einzugeben und einen Arbeitspaket-Statusbericht zu erstellen.

Meine ToDo`s / Besprechungen / Projekthandbücher

  • es steht eine Listenansicht der eigenen und zugewiesenen ToDo's zur Verfügung, bestehende ToDo's können bearbeitet und neue ToDo's können angelegt werden
  • der User kann an die ToDo's angehängte Dokumente öffnen und bearbeiten und Erinnerungsemails für ToDo's einrichten
  • der Dialog "Meine Besprechungstermine" zeigt alle Einladungen und Protokolle, bei denen der eingeloggte User genannt ist
  • Für den User stehen Online Projekthandbücher (im PDF Format) zur Verfügung, die Freigabe und Aktualisierung erfolgt durch den Projektleiter - es können auch verlinkte Dokumente, z.B. Reports zum Projektinhalt, in das Handbuch aufgenommen werden

Zeiterfassung / Fortschrittsbewertung

Die Online Zeiterfassung wird für Projekte, Arbeitspakete und vordefinierte Linientätigkeiten genutzt.

  • der User kann mit persönlicher Favoritenliste für die Auswahl der buchbaren Elemente im Wochenbuchungsdialog arbeiten
  • jede Zeitbuchung kann durch Bemerkungen über die Art der durchgeführten Tätigkeit - wiederum mit Favoritenliste - ergänzt werden
  • die Eingabe von "von-bis" Zeiten oder die Anzahl der Stunden in Kalenderansicht ist möglich
  • Buchungsberechtigungen "wer darf für wen buchen" sind konfigurierbar
  • Bei Einbindung der "Stempelzeiten" über eine Schnittstelle ist ein Vergleich mit der Anwesenheitszeit möglich.
  • Auswertungen werden online oder als Report angeboten

Der User hat - die Berechtigung vorausgesetzt - nun die Möglichkeit den derzeit aktuellsten Fortschrittsgrad in % oder die noch notwendigen Rest-Stunden einzutragen. Dieser Wert wird dem Projektleiter beim nächsten Controlling im Kostenmanagement als Vorschlagswert eingeblendet.

Übersicht persönliche Auslastung

Als Output des Ressourcenmanagements in pm-smart sehen die Projektmitarbeiter in einer Tabelle pro Zeiteinheit die Auslastung in Summe und dazu Detaildaten. Diese Details beinhalten die Projekte und Arbeitspakete, die Linientätigkeiten sowie geplante Abwesenheiten.
Über einen Filter kann der User sich so schnell einen Überblick über seine Auslastung und für ihn geplante Aufgaben machen.
Über das Ampelsystem werden Überlasten schnell erkennbar visualisiert. Daten wie Status, Start- und Endtermin sowie geplante Stunden sind selbstverständlich übersichtlich dargestellt.

pm-smart für Ressourcenmanager

In der pm-smart Standardversion ist eine einfache Personaleinsatzplanungsübersicht integriert. Bei Bedarf gib es als Zusatzmodul ein ausführliches Ressourcenmangement.

Alle Grobplanungseinträge und Werte zur Kapazität werden zentral eingepflegt. Die Feinplanung von Projekten entsteht im Einzelprojektmanagement (EPM) und wird - nach Entscheidung des Projektleiters - in das zentrale Ressourcenmanagement in Form von Requests übertragen und von den dort Verantwortlichen zugesichert. Der Vorgang wiederholt sich bei Bedarf bei Änderungen im Projekt z.B. bei Terminverschiebungen.

pm-smart bietet eine Arbeitsoberfläche, auf der mögliche Ressourcenkonflikte in Form von Überlasten über ein Ampelsystem angezeigt werden, an. pm-smart unterstützt keine bei anderen Tools gebräuchliche "automatische" Lösung des Konfliktes. Das heißt, die Entscheidungsmacht liegt zu 100% beim Anwender - die Entscheidungsfindung wird unterstützt durch eine Visualisierung der aktuellen Auslastungssituation.

  • Grob- / Feinplanung
  • Ressourcenkonflikte
  • Auslastungsszenarien

Verwaltung der Personalkapazität / Personaleinsatzpläne

Das zentrale Ressourcenmanagement und damit auch die Verwaltung der Personalkapazität ist im pm-smart Multiprojektmanagement (MPM) integriert.

  • erste Definitionen zur Kapazität erfolgen im Personenstamm - auch Teilzeitarbeitsverhältnisse sind ebenso wie Leihkräfte abbildbar
  • Rollen bzw. Skills sind individuell gestaltbar, eine organisatorische Zugehörigkeit der Person zu einer Gruppe / Abteilung / Bereich ist ebenso wie eine hierarchische Gliederung dieser Organisationseinheiten Teil der Lösung
  • die Kapazitätsfestlegung für Projektarbeit erfolgt direkt in der Auslastungs-darstellung durch Eingabe von allgemeinen Linientätigkeiten und Abwesenheitszeiten

Für Kunden denen auch eine grobe Übersicht der Personalauslastung reicht bzw. wo kein zentrales, umfangreiches Ressourcenmanagement betrieben werden soll, gibt es einen Personaleinsatzplan in Tabellenform. Hier werden die Projektdaten aus den einzelnen Projektplänen nach Organisationseinheiten und Skills / Fähigkeiten zusammengelesen. Eine direkte Eingabe von Linientätigkeiten und Abwesenheitszeiten ist hier nicht vorgesehen. Selbstverständlich stehen Ihnen Personaleinsatzpläne pro Projekt zur Verfügung.

Grobplanung der Aufgaben / Tätigkeiten

Im pm-smart Ressourcenmanagement kann entweder auf Organisationseinheit z.B. Abteilung, Gruppe oder Rollen z.B. Skills, Fähigkeiten oder direkt auf Personenebene geplant werden. Dies gilt für fixierte Projekte / Linientätigkeiten als auch für noch nicht fixe Tätigkeiten wie Anträge / Anfragen.

  • Grobplanung für Ideen bzw. Anträge, Anfragen - diese werden als sogenannter Planungsrequest direkt in der Auslastungsübersicht eingepflegt. Selbstverständlich können mit diesen Planungsrequests Auslastungssimulationen durchgeführt werden.
  • Die Grobplanung von Projekten, Linientätigkeiten, Aufträgen erfolgt ebenso direkt in der Auslastungsübersicht, d.h. bei Projekten erfolgt die Grobplanung hier nicht auf Arbeitspaketebene.

Feinplanung für Projekte

Im pm-smart Ressourcenmanagement kann entweder auf Organisationseinheit z.B. Abteilung, Gruppe oder Rollen z.B. Skills, Fähigkeiten oder direkt auf Personenebene geplant werden.

  • die Feinplanung von Projekten wird meist durch den Projektleiter auf Phasen-, Objekt- oder Arbeitspaketebene durchgeführt. Der Projektleiter sieht die aktuelle Auslastungssituation der Ressourcen, die er verplanen will. Durch die Einträge zum Projekt entsteht eine neue Aussage zur Auslastung mit diesen neu definierten Tätigkeiten. Die Übermittlung der Daten des Projektes ins zentrale Ressourcenmanagement erfolgt meistens durch den Projektleiter, indem er einen sogenannten "Request" absetzt. Dieser wird durch den Ressourcenverantwortlichen bearbeitet und ident oder angepasst zugesichert.
  • pm-smart liefert die für Ressourcenmanagment typischen Auswertung auf Knopfdruck
  • im Projektmitarbeiterportal wird für jeden verplanten Mitarbeiter seine Auslastung in einer Tabelle "Meine Auslastung" angezeigt.

zentrale Funktionen

Diese Funktionen, die allen nach Bedarf zur Verfügung stehen, decken folgende Aufgabenstellungen ab:

Verlinkung von Dokumenten/Dateien zu bestimmten Projekt-Themen bzw. Projekt-Objekten. Diese Elemente werden dann im Explorer oder über das MS SharePoint DMS oder einen Weblink angesteuert.

Features für die Projekt-Koordination, Projekt-Kommunikation und Workflow Steuerung, wie eine zentrale Besprechungsterminverwaltung und eine zentrale Projekt To-do Verwaltung mit umfangreichen Möglichkeiten zur Aufgabendefinition und -selektion.

Die Anbindung an Ihre IT Systeme in Form von Schnittstellen für das Kostenmanagement, für die Integration von sogenannten Tickets, für Stammdaten u.ä.. Features für Erstellung von neuen Reportdesigns und der Datenübertragung für Projektdaten in Office Programme.

Die Möglichkeit mit vorkonfigurierten Checklisten zu arbeiten.

  • Dokumentenmanagement über Verlinkung
  • Schnittstelle zu MS SharePoint DMS
  • ToDo Bearbeitung
  • Checklisten mit zentraler Vorlagen Verwaltung
  • Eventmanager / Workflow Steuerung
  • Besprechungsmanagement
  • IT Schnittstellen ERP-System / Jira / Microsoft Office...

Dokumentenmanagement - Schnittstelle zu MS SharePoint DMS

pm-smart bietet die Möglichkeit Projektdokumente über relative Links mit verschiedenen PM Prozessen zu verbinden. Über diese Links in pm-smart Dialogen werden Dokumente aus dem Explorer, oder über eine Webadresse oder aus dem DMS von MS SharePoint aufgerufen.
Zur Kommunikation mit dem SharePoint DMS bzw. mit der SharePoint Document-Library dient ein Dialog, der dem Windows-Explorer ähnlich ist und eine Navigation in der bekannten MS Folder/Dokumenten-Struktur erlaubt.
Die wesentlichen Funktionalitäten der Dokumentverwaltung in pm-smart sind:

  • Verlinkung von Dateien zu bestimmten Projekt-Themen - z.B. Projektauftrag bzw. Projekt-Objekten z.B. Arbeitspaket
  • Berechtigungssteuerung für die SharePoint Document-Library direkt in pm-smart möglich
  • für ein neues Projekt können Vorlage-Dokumente samt Folder-Struktur (z.B. Vertrags-Templates, allgemeine Richtlinien etc.) in den projektspezifischen Ordner kopiert werden

Eventmanager / Workflow Steuerung

Mit Workflows unterstützen Sie Entscheidungsprozesse und die konkrete Zusammenarbeit und verbessern das gemeinsame Verständnis für die Teamarbeit.

  • digitale, bei Bedarf auch stufenweise, Freigabe von Projektmanagement-Dokumenten
  • automatische Information an Projektmitarbeiter, wenn neue Arbeitspakete zur Bearbeitung bereit stehen
  • Mit dem Eventmanager können sie eine Fülle von Benachrichtigungen individuell einstellen. So erhöhen Sie die Effizienz in der Kommunikation und erhalten optimal dokumentierte Freigabeprozesse.

zentrale ToDo Bearbeitung

  • zentrale Projekt ToDo Verwaltung mit Anbindung an MS Outlook / Lotus Notes
  • Erinnerungsfunktion für ToDo's via Email
  • ToDo's Übersichten können in allen Modulen bearbeitet werden
  • die ToDo's beinhalten zum besseren Überblick einen Hinweis zur Entstehungsquelle z.b. ToDo aus einem Protokoll, aus einem Arbeitspaket usw.
  • Meetings-ToDo's werden direkt in die ToDo Liste eingetragen und im Protokoll angeführt - es ist damit kein Übertrag von ToDo's in ein anderes System notwendig.

Besprechungsmanagement / Projekthandbuch

  • pm-smart bietet eine zentrale Besprechungsterminverwaltung mit Erstellung von Einladungen und Protokollen (Serienprotokolle), die über MS-Outlook versendet werden können.
  • Meetings-ToDo's, werden direkt in die ToDo Liste eingetragen und im Protokoll angeführt - es ist damit kein Übertrag von ToDo's in ein anderes System notwendig

  • durch den Projektleiter definierte Projekthandbücher können im SharePoint DMS und/oder im Projektmitarbeiterportal, für einen einfachen Zugriff, angezeigt werden
  • es können x-beliebig viele Projekthandbücher - Berichtssets veröffentlicht werden
  • der Reportdesigner ergänzt die Möglichkeit das Reporting flexibel an ihre Anforderungen anzupassen
  • ebenso möglich ist die vom Kunden einrichtbare automatisierte Datenübertragung von Projektinformationen in ihre Excel-, Word- bzw. Power Point Dokumente

Checklisten

  • pm-smart bietet die Möglichkeit mit vorkonfigurierten oder selbst erstellten Checklisten zu arbeiten
  • die Checklisten unterstützen in Analyse-, Übergabe-, Qualitätssicherungsprozessen und im sogenannten "Stage Gate" Prozess
  • Checklisten werden oft zentral gewartet und projekttypenspezifisch dem Projektleiter und seinem Team im jeweiligen Projekt zur Verfügung gestellt
  • der Aufruf erfolgt entweder direkt über einen Button in der Prozessübersicht "Checklisten" oder im PSP Dialog aus einem Arbeitspaket / Meilenstein heraus

IT Schnittstellen ERP / Jira / Microsoft Office…

  • zu ERP Systemen primär für das Kostenmmanagement z.B. zu SAP, MS Dynamics NAV / AX, ABAS, Baan, AP Plus, BMD...
  • zu JIRA für Ticketsynchronisation und Zuordnung zu Arbeitspaketen und für die Zeiterfassung
  • zu Stammdatensystemen wie z.B. Personen-, Kundenstammdaten...
  • zu Zeitstempelsystemen für Anwesenheitszeiten
  • zu Groupware Systemen für Aufgaben und Terminanbindung - Anbindung MS Outlook und Lotus Notes im Standardprodukt verfügbar
  • zu Dokumentenmanagementsystemen - MS SharePoint DMS Anbindung im Standardprodukt verfügbar

Wir beraten Sie gerne, wägen Kosten und Nutzen ab und erarbeiten für Sie - ausgehend von den konkreten Anforderungen - die Detail-Spezifikationen.

Je nach Anwendungsfall setzen wir standardmäßig folgende Basistechnologien ein:

  • Web Services
  • Datenbank Views
  • CSV, MS Excel
  • Remote Function Calls (RFC)
  • ...